フリーランスや駆け出しのWebデザイナーやコーダーにとって「案件管理」は頭を悩ませるテーマの一つです。
案件数が少ないうちはExcelやスプレッドシート、記憶でもなんとか回せますが、複数のクライアントや納期が重なると、進行状況がわからなくなったり、納期を忘れて冷や汗をかいた経験がある方も多いのではないでしょうか。
そんな時に頼れるのがNotion（ノーション）。
柔軟にカスタマイズできるデータベース機能を使えば、案件管理をシンプルかつ効率的に行うことができます。
この記事では、
- Notionで案件管理を始める時の基本的な仕組み
- 運用で成果を出すために押さえておきたいポイント
について解説します。
1.Notionで案件管理をするメリット
まずは、他のツールではなくNotionを選ぶ理由を整理しましょう。
- 全ての情報を一元化できる
→案件リスト、スケジュール、資料、やりとりをまとめられる - 案件ごとに自由にカスタマイズ可能
→クライアント名、進捗、優先度など必要な項目を設計できる - クライアントとページ共有ができる
→納品状況や進行をリアルタイムで確認してもらえる - 無料プランでも十分活用可能
→個人や少人数チームの理由であればコストを抑えられる
特に「複数の案件を並行して進める人」にとっては、Notionは相性の良いツールです。
2.案件管理の基本的な仕組みを作る方法
2-1.シンプル案件データベースを作る
まずは最低限の情報を管理できるデータベースを作りましょう。
オススメの項目は以下の通りです。
- 案件名
- クライアント名
- ステータス（未着手 / 進行中 / 完了）
- 納期
- 優先度
Excelのタスク表と同じイメージですが、Notionならフィルターや並び替えが簡単にでき、複数ビューで確認できるのが強みです。
2-2.カンバン型ボードを設定する
案件が増えてきたら、「ボードビュー（カンバン型）」を導入すると便利です。
- 列：未着手 / 作業中 / レビュー中 / 完了
- カード：案件名ごとに移動させる
視覚的に進捗が分かるため、複数案件を抱えているほど効果を実感しやすいでしょう。
2-3.クライアント共有ページを作る
Notionはページ単位で外部共有が可能です。
- 納期カレンダー
- 作業中タスク一覧
- 納品ファイルへのリンク
これらを一枚のページにまとめて共有すれば、メールやチャットでの「今どうなっていますか？」という確認作業を減らせます。
3.運用で重要なこと
Notionは自由度が高いからこそ、使い方を誤ると逆に管理が大変になります。運用で成果を上げるためには以下のポイントを意識してください。
3-1.最初はシンプルに始める
欲張って複雑な項目を追加しすぎると更新が面倒になり、すぐに続かなくなります。
まずは「案件名・納期・ステータス」だけでもOKです。
3-2.更新ルールを決める
案件管理は「使い続けてナンボ」です。
- 毎朝作業前に進捗を更新
- 毎週末にステータスを整理
といったルールを決めておくと、情報が常に最新の状態を保てます。
3-3.誤共有に注意する
クライアントとページ共有する際は、内部メモや他案件の情報が混ざっていないか必ず確認しましょう。
必要な情報だけを抜き出した「共有用ビュー」を作るのが安全です。
4.Notion案件管理を継続するコツ
- 小さく始めて、必要に応じてカスタマイズを追加
- 実際の案件運用で「不便」と感じたら改善する
- テンプレートを活用して時間を短縮
最初から完璧を目指さず、「運用しながら改善していく」ことが成功の近道です。
まとめ
案件管理はフリーランスにとって成果や信頼に直結する大切な業務です。
Notionを使えば、案件の進行状況や納期を見える化し、クライアントとのコミュニケーションもスムーズにできます。
ポイントは以下の3つ。
- 最初はシンプルに始める
- 更新ルールを決める
- クライアント共有は必要情報だけ